Öka effektiviteten på arbetsplatsen: fördelar med laserskrivare

Canon printerDet går inte att jämföra mindre affärsverksamheters utskriftsvolymer med de större företagens. Enligt undersökningar är 75 % av utskriftsjobben på mindre företag på tre sidor eller färre, men dessa företag är fortfarande papperskrävande organisationer. Majoriteten av de anställda arbetar kundrelaterat och produktiviteten är av största betydelse. Därför är det viktigt att dokument kan skrivas ut snabbt och professionellt, som ett stöd till de dagliga affärsaktiviteterna. 

Ett exempel kan vara fastighetsmäklare, där det behövs många papperstransaktioner mellan säljare och köpare. Transaktionerna innefattar tryckta broschyrer, kontrakt, undersökningar, inteckningar och juridiska dokument. Det är viktigt att hålla igång kundhanteringsprocessen – en mäklare vill verkligen inte behöva stå och vänta på dokument vid skrivaren med en otålig kund vid sin sida. 

IT-problem innebär två förlorade timmar per vecka 
Utöver produktivitet är tillförlitlighet särskilt viktigt för små och medelstora företag och anledningarna till detta är flera. Dels beror det på att dessa företag har begränsade IT-resurser och tekniska problem medför därför att dyrbar arbetstid går förlorad till att själv försöka lösa problemen. Den nyligen utgivna rapporten Sage Business Index belyser detta och visar att 75 % av de mindre företagen förlorar 2 arbetstimmar per vecka på grund av IT-problem. I ett desperat försök att få det hela att fungera ringer många en bekant istället för att anlita en IT-support. 24 % söker hjälp på Internet och även om sökmotorerna på senare år gjort det lättare att hitta information är det ofta tidskrävande. Utskrifter är en grundläggande del av IT-installationen i små och medelstora företag och därför är det extra viktigt att själva skrivaren inte bidrar till något problem. 

Checklista för val av skrivare 
För mindre företag som skriver ut ofta är laserskrivare generellt att föredra, eftersom användarna kan dra nytta av samma precisionsteknik som finns i multifunktionella skrivare, men här i sin egen kontorsmiljö. Detta innebär att de också kan utnyttja samma prestanda och pålitlighet. Det finns ett antal funktioner som köpare bör hålla utkik efter och som kan ge fördelar för själva verksamheten. 

Sammanfattning checklista? 
• Hur lång tid enheten behöver för uppvärmning? 
• Energiförbrukning? 
• Dubbelsidiga utskrifter? 
• Har skrivaren en allt-i-ett-kassett? 
• Enkel installation och underhåll? 
• Display?

En viktig aspekt för att förbättra produktiviteten, och som ofta förbises, är hur lång tid enheten behöver för uppstart. Det är därför ofta fördelaktigt att söka sig till teknik för snabb förstautskrift, som innebär att enheten nästan inte kräver någon uppstartstid alls och står klar direkt när den behövs. 

Tekniken bakom snabb förstautskrift ger fördelar för kunden och minskar dessutom energiförbrukningen med 3/4 jämfört med konventionella enheter, vilket innebär såväl tids-, som miljö- och kostnadsbesparingar. 

System med allt-i-ett-kassetter är också ofta att föredra framför separata system, eftersom allt snabbt och enkelt kan bytas ut på samma gång. Systemet kräver mindre underhåll, spar tid och främjar en kontinuerlig kvalitet. 

I de flesta mindre företag finns klart begränsade IT-resurser. Om en skrivare ska inhandlas utan support från en leverantör av IT-tjänster, måste den var enkel att installera och underhålla. Laserskrivare kräver minimal support. Skrivardrivrutinen ska alltså vara mycket enkel att använda och hantera, displayen ska vara så självförklarande att de anställda behöver minimal utbildning och om verksamheten växer ska nätverks- och säkerhetsalternativen vara användarvänliga. Om man tar hänsyn till allt detta går det inte åt lika mycket tid för att hantera IT-problem. 

Slutligen är det alltid ett bra om man kan förbättra energieffektiviteten och minska kostnaderna. Förutom den låga energiförbrukningen finns ett antal funktioner som kan hjälpa till med detta, till exempel dubbelsidig utskrift som standard – något som både skär ner på papperskostnaderna och minskar avfallet. Inför inköpsbeslut: ta hjälp av webbplatsen Energy Star, där det finns en jämförelse av produkttillverkare och enheter. 

Gör rätt val
Skrivare anses inte vara något som affärsverksamheter måste lägga så mycket uppmärksamhet på, men att välja rätt teknik kan ha en mycket stor inverkan på de dagliga aktiviteterna, energiförbrukningen och kostnaderna. Laserskrivare är kända för både hög prestanda och pålitlighet och blir allt mer populära. Marknaden för laserskrivare ökar med 35 % per år (IDC-rapport). För pappersintensiva mindre verksamheter innebär det att de kan fokusera på det dagliga jobbet, istället för att lägga ner 2 timmar i veckan på IT-problem.

Källor:
Sage Business Index